أصبحت Microsoft أحدث شركة تقنية عملاقة تعلن عن عمليات تسريح العمال، وذلك بعد خطوات مماثلة من شركات تكنولوجية أخرى، بما فيها Twitter و Meta و Amazon.
وإذا وجدت نفسك متأثرًا بهذه التسريحات، أو كنت تبحث فقط عن وظيفة جديدة، فمن المهم ليس فقط تحديث سيرتك الذاتية وخطاب التقديم، ولكن أيضًا صياغة سطر موضوع البريد الإلكتروني الصحيح إذا كنت تتصل بمدير التوظيف.
وأظهرت دراسة نشرت عام 2019 في مجلة Advances in Social Sciences Research Journal أن سطر الموضوع السيئ يمكن أن يدفع خطاب البريد الإلكتروني إلى سلة المهملات.
وفيما يلي نصائح يقدمها خبراء التوظيف لمعرفة أسرارهم في صياغة سطر موضوع البريد الإلكتروني المثالي:
اكتب دائما سطر الموضوع
قال الخبراء إن عدم تضمين سطر الموضوع هو أحد أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها. غالبًا ما يحدد سطر الموضوع ما إذا كان البريد الإلكتروني مدى استجابة المستلم.
من المحتمل أن يتم حذف البريد الإلكتروني الذي يحتوي على سطر موضوع فارغ أو فقده.
اكتب سطر الموضوع أولا
بالنسبة للعديد من المحترفين، يعتبر سطر الموضوع فكرة لاحقة تضيفها قبل النقر على إرسال. لكن أماندا أوغسطين، الخبيرة المهنية في TopResume قالت إنه يمكن أن يكون الجزء الأكثر أهمية في البريد الإلكتروني.
اكتب سطر الموضوع أولاً، بحيث يضبط النغمة ولا تنسى.
اجعله قصيراً
قالت أوغسطين إن البريد الوارد النموذجي يتكون من 60 حرفًا من سطر موضوع البريد الإلكتروني.
وفقًا لبحث أجرته شركة البرمجيات HubSpot، يتم فتح 46٪ من جميع رسائل البريد الإلكتروني، مما يعني أن سطر الموضوع يجب ألا يكون أطول من بضع كلمات. سيتم تجاهل سطور الموضوع الأطول.
ضع الكلمات الأكثر أهمية في البداية
صرح ديمتري ليونوف، نائب الرئيس في خدمة إدارة البريد الإلكتروني SaneBox أن نصف رسائل البريد الإلكتروني تتم قراءتها على الهواتف المحمولة.
نظرًا لأنك لا تعرف مقدار سطر الموضوع الذي سيكون قابلاً للعرض من هاتف ذكي، فمن المهم وضع المعلومات الأكثر أهمية في البداية.
تخلص من الكلمات الحشو
مع هذه المساحة الثمينة، لا تضيعها بكلمات غير ضرورية مثل "مرحبًا" و "سررت بلقائك" و "شكرًا"، والتي يمكن تضمينها بسهولة في نص البريد الإلكتروني، كما قال الخبراء.
كن واضحاً ومحدداً بشأن موضوع البريد الإلكتروني
قال الخبراء إن سطر الموضوع يجب أن ينقل بالضبط ما هو موضوع البريد الإلكتروني حتى يتمكن المستلم من إعطاء الأولوية لأهمية البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى فتحه.
اجعله بسيطاً ومركزاً
بشكل خاص، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا تسويقيًا، أفاد Kipp Bodnar، نائب الرئيس في منصة برامج التسويق HubSpot ، أنه يجب التركيز على إجراء واحد، والذي يجب توصيله في سطر الموضوع.
قدم وجبة سريعة واحدة، وضح كيف يمكن للقارئ الاستفادة منها، وحدد كيف ستقوم بتسليمها.
استخدم كلمات رئيسية منطقية للبحث
قال ليونوف إن معظم مديري التوظيف لديهم فلاتر ومجلدات معدة لإدارة بريدهم الإلكتروني وربما لن يركزوا على رسالتك عند رؤيتها لأول مرة.
لهذا السبب من المهم تضمين الكلمات الرئيسية المتعلقة بموضوع البريد الإلكتروني الذي سيجعله قابلاً للبحث لاحقًا.
حدد ما إذا كنت بحاجة إلى رد
قالت أوغسطين: "يريد الناس معرفة ما إذا كانوا بحاجة فعلاً لقراءة هذا الآن وما إذا كان عليهم الرد". إذا كنت بحاجة إلى رد، فوضح ذلك في سطر الموضوع بقول "الرجاء الرد" أو "الأفكار المطلوبة حول موضوع X".
حدد موعدًا نهائيًا في سطر الموضوع
قال الخبراء إن تضمين موعد نهائي في سطر الموضوع يزيد بشكل كبير من احتمالات استجابة القراء خاصة إذا كان لديك الكثير من المعلومات التي تريد نقلها في البريد الإلكتروني نفسه.
سلط الضوء على القيمة التي يجب أن تقدمها
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا عاديًا إلى شخص لا تعرفه، "فأنت بحاجة إلى سطر موضوع يشير إلى القيمة وينقل ما سيحصل عليه". قم بإثارة اهتمام القارئ من خلال تقديم شيء مفيد له.
إضفاء الطابع الشخصي عليه مع اسم المستلم أو اسم الشركة
عليك أن تعرف من ترسل إليه البريد الإلكتروني، وعليهم أن يدركوا أنه يتعلق بهم أو أنه موضوع مثير للاهتمام بالنسبة لهم.
إن استخدام الاسم أو اسم الشركة هو أحد أفضل الطرق للقيام بذلك، كما أنه يجعل المستلم أكثر عرضة لفتح البريد الإلكتروني.
على سبيل المثال، يمكنك كتابة "زيادة مبيعات الشركة بنسبة 25٪" أو "جون، انظر كيف تقارن بالمنافسين".
خلق الاستعجال من خلال تقييد الإطار الزمني
لجذب انتباه شخص ما وإقناعه بالرد، اقترح الخبراء تحديد موعد نهائي لاقتراحك. تشمل الطرق الشائعة لخلق الاستعجال "استجب الآن" و "سجل اليوم" و "مساحة محدودة متاحة - رد قريبًا".
تأكد من إعادة قراءة سطر الموضوع
حذرت أوغسطين من أخطاء النسخ واللصق. في بعض الأحيان عندما يرسل الأشخاص بريدًا إلكترونيًا مشابهًا لعدة أشخاص، فإنهم ينسون تخصيصها لكل قارئ وينتهي بهم الأمر بالاسم أو العنوان الخطأ في سطر الموضوع. أسهل طريقة لتجنب ذلك هي إعادة قراءة سطر الموضوع قبل الضغط على إرسال.
أطلق العنان لذاكرة المستلم
إذا قابلت المستلم، أو تبادلت رسائل البريد الإلكتروني من قبل، أو أجريت مكالمة هاتفية، فاذكر ذلك في سطر الموضوع.
لا تضع الكلمات بأحرف كبيرة.
قد يؤدي استخدام كل الأحرف الاستهلالية إلى جذب انتباه شخص ما، ولكن بطريقة خاطئة.
قال مايكل كير، المتحدث الدولي في مجال الأعمال ومؤلف كتاب The Humor Advantage: "هذا هو البريد الإلكتروني 101، لكن الناس لا يزالون يخالفون هذه القاعدة الأساسية". "وضع أي عبارة بأحرف كبيرة هو ما يعادل الصراخ."
